Så fungerar en utredning vid visselblåsning ”Ska inte ha politisk prägel”

Laxå kommun anlitar det privata företaget CRD Protection för att hantera och utreda de visselblåsarärenden som går vidare till utredning via kommunens visselblåsarlänk på hemsidan. Samma bolag anlitas i flera andra Sydnärkekommuner.

”Visselblåsarlagen styr hur vi normalt arbetar när en kommun har anlitat CRD för att hantera sin visselblåsarfunktion. Den exakta ansvarsfördelningen mellan företaget och kommunen kan dock skilja sig något mellan olika kommuner beroende på hur kommunen har organiserat funktionen och hur uppdraget är utformat”, beskriver företagets vd Micael Holmström i mejl till Sydnärkenytt. Han beskriver generellt hur företaget arbetar med uppdrag från kommuner.

Beskriv processen när en visselblåsning kommer in.

”I de uppdrag där CRD ansvarar för visselblåsarkanalen går rapporten direkt till särskilt behöriga handläggare hos oss. Den sprids alltså inte automatiskt vidare till kommunens ordinarie organisation” berättar Micael Holmström.

Inledande bedömning

Först görs en inledande bedömning om rapporten rör ett arbetsrelaterat missförhållande som omfattas av visselblåsarlagen. Man tar hänsyn till om det finns ett allmänintresse av att uppgifterna kommer fram, om det behövs kompletterande information, om det finns behov av omedelbara skydds- eller säkerhetsåtgärder, och om det föreligger någon risk för jäv eller intressekonflikt.

”Vem som formellt beslutar om den fortsatta uppföljningen beror på vilka personer eller enheter kommunen har utsett som behöriga att hantera visselblåsarärenden”, beskriver Micael Holmström.

Beslutet kan antingen tas enbart av CRD, av en särskilt utsedd och oberoende funktion inom kommunen (till exempel en visselblåsargrupp som i Laxå kommun reds. anm) eller en kombination av dessa.

”Det avgörande enligt lagen är att de behöriga personerna eller enheterna ska vara oberoende och självständiga”, skriver Micael Holmström.

Personer med koppling till kommunen

Visselblåsarlagen föreskriver inte någon standardiserad utredningsmodell eller ett visst antal intervjuer.

”Utredningens omfattning bestäms utifrån uppgifternas karaktär, allvar, komplexitet och vilken bevisning som finns tillgänglig. Antalet personer som intervjuas bör därför styras av vad som är relevant och nödvändigt för att utreda påståendena. Inte av ett på förhand bestämt antal intervjuer”, skriver Micael Holmström.

Kan vem som helst lämna en visselblåsning, även personer utan koppling till kommunen?

”Nej. Personer utan någon koppling till kommunen omfattas inte av visselblåsarlagen. Men lagen omfattar en bred personkrets, exempelvis anställda, tidigare anställda, arbetssökande, praktikanter, volontärer, konsulter, egenföretagare och andra som genom sitt arbete har kommit i kontakt med verksamheten. Det måste finnas ett arbetsrelaterat sammanhang.”

Hur vet ni att uppgifterna i en visselblåsning inte är påhittade?

”Det går inte att vid mottagandet veta om en uppgift är korrekt. Syftet med uppföljningen är därför bland annat att bedöma riktigheten i de påståenden som har framförts”, svarar Micael Holmström.

Fullständig bevisning behövs inte

Den rapporterande personen behöver inte kunna presentera fullständig bevisning. För att omfattas av lagens skydd ska personen däremot skälig anledning att anta att informationen var sann.

”Vi försöker verifiera uppgifterna genom exempelvis dokumentation, systemuppgifter, intervjuer, kontroll mot andra oberoende informationskällor. Är uppgifterna är sammanhängande och möjliga att bekräfta? Påståenden behandlas som just påståenden till dess att de har kunnat styrkas”, svarar Micael Holmström.

Vem bestämmer hur utredningen ska utformas?

”Kommunen ansvarar för att organisera sin visselblåsarfunktion och utse vilka personer som vara behöriga att hantera inkomna ärenden och deras arbetssätt”, svarar Micael Holmström.

Vilka utredningsåtgärder som vidtas beror på hur uppdraget har lämnats över.

”CRD ges ofta en roll i utredningar för att stärka oberoendet och självständigheten i bedömningar och utförandet av utredningar. Men ingen inom kommunens organisation eller behöriga personer inom kommunens visselblåsarfunktionen kan styra utredningens slutsatser eller hindra relevanta utredningsåtgärder. CRD formulerar sina egna slutsatser och rekommendationer”, skriver Micael Holmström.

Kommunens egna visselblåsargrupp har eget mandat att inleda och avsluta utredningar och ärenden, och kan även fritt formulera sina egna slutsatser.

”De behöver därför inte nödvändigtvis hålla med om CRD:s slutsatser utan kan formulera sina egna”.

Hur säkerställs att visselblåsargruppen på kommunen agerar utan jäv eller påverkan?

”En begränsad krets av särskilt behöriga handläggare på kommunen kontrolleras för jäv och andra intressekonflikter. En person som berörs av rapporten eller har en nära koppling till ärendet ska inte delta i handläggningen”, beskriver Micael Holmström.

Därför finns alternativa rapporterings- och eskaleringsvägar om någon i den ordinarie funktionen berörs, strikt behovsstyrd tillgång till uppgifter, och dokumenterade rutiner för beslutsfattande och informationshantering.

”CRD ansvarar för att göra motsvarande kontroller beträffande våra egna utredare. Kommunen ansvarar i sin tur för organisationen och oberoendet hos sina egna behöriga personer. Att anlita en extern part kan vara ett sätt att ytterligare stärka oberoendet, särskilt när rapporten berör personer i kommunens ledning eller andra centrala funktioner”, beskriver Micael Holmström.

Är en visselblåsarutredning opolitisk?

”Ja. En visselblåsarutredning ska vara saklig, opartisk och baserad på verifierbara omständigheter. Den ska inte ha en politisk prägel och slutsatserna ska inte påverkas av vilken politisk majoritet som styr kommunen eller vem som har beställt utredningen”, svarar Micael Holmström.

Beställaren bestämmer sakfrågan

Beställaren kan bidra till att definiera vilka sakfrågor som behöver utredas, men får inte bestämma vilket resultat utredningen ska komma fram till.

”Vi skulle inte acceptera instruktioner som syftar till att styra, undanhålla eller förändra utredningens slutsatser”, beskriver Micael Holmström.

Är en utredning tidssatt?

”Det finns ingen generell lagstadgad tidsgräns för när en fullständig utredning eller slutrapport måste vara färdig men den som skickar en visselblåsning ska som huvudregel få en bekräftelse inom sju dagar och återkoppling om uppföljningen inom tre månader”, svarar Micael Holmström.

En utredning kan därför pågå längre än tre månader, men den rapporterande personen ska i så fall få återkoppling om handläggningen som kan lämnas utan att skada utredningen eller bryta mot sekretess och andra rättigheter.

Hur finansieras en utredning?

”Ett avtal träffas mellan kommunen och CRD. Beroende på avtalet kan viss hantering ingå i en fast avgift. Mer omfattande utredningsarbete kan avropas och faktureras separat, exempelvis enligt löpande timarvode eller ett överenskommet fast pris”, beskriver Micael Holmström.

Det är således kommunen som betalar fakturorna.